Darmowy pakiet office dobrze radzi sobie z dużymi arkuszami, jednak wraz ze wzrostem ilości danych pliki Calc szybko zaczynają zajmować dużo miejsca. Duży rozmiar pliku utrudnia wysyłkę e mailem, spowalnia otwieranie dokumentu i obniża komfort pracy. Na szczęście możesz skutecznie zmniejszyć wagę arkusza, nie tracąc przy tym żadnych danych ani formatowania.

Skąd bierze się duży rozmiar pliku

Plik rośnie nie tylko przez liczby i tekst. Najczęściej rozmiar zwiększają zbędne formatowanie, ukryte elementy, nieużywane arkusze oraz skopiowane style. Calc zapisuje także informacje w pustych komórkach, jeśli wcześniej ktoś je sformatował lub edytował.

Gdy zrozumiesz te przyczyny, łatwiej usuniesz niepotrzebne elementy i zmniejszysz wagę dokumentu.

Usuń puste wiersze i kolumny

Wielu użytkowników pozostawia puste wiersze i kolumny daleko poza obszarem danych. Program nadal je zapamiętuje i zapisuje w pliku.

Aby to naprawić
-zaznacz wszystkie puste wiersze pod danymi
-usuń je całkowicie
-powtórz tę samą czynność dla kolumn po prawej stronie tabeli

Po zapisaniu pliku zauważysz wyraźne zmniejszenie jego rozmiaru.

Ogranicz nadmiar formatowania

Każde tło komórki, obramowanie i niestandardowa czcionka zwiększają wagę arkusza. Gdy użytkownik wielokrotnie kopiuje komórki, program tworzy kolejne style, nawet jeśli wizualnie wyglądają identycznie.

Najlepsze efekty daje
stosowanie stylów komórek zamiast ręcznego formatowania
czyszczenie formatowania z pustych zakresów
przywracanie domyślnego stylu tam, gdzie wygląd nie ma znaczenia

W połowie treści warto podkreślić, że libreoffice umożliwia łatwe zarządzanie stylami, co znacząco ułatwia porządkowanie arkusza.

Usuń niepotrzebne arkusze

Wiele skoroszytów zawiera stare arkusze, które nie są już używane. Każdy z nich zwiększa wagę pliku, nawet jeśli zawiera niewiele danych.

Przejrzyj wszystkie zakładki i usuń te, które straciły zastosowanie. Przed usunięciem możesz zapisać kopię pliku, aby zachować pełne bezpieczeństwo danych.

Zamień formuły na gotowe wartości

Formuły zajmują więcej miejsca niż same wyniki, zwłaszcza gdy występują w tysiącach komórek. Jeśli dane nie muszą się już przeliczać, warto uprościć arkusz.

Wystarczy
-skopiować zakres z formułami
-wkleić go jako wartości

Dzięki temu zmniejszysz rozmiar pliku i jednocześnie przyspieszysz jego działanie.

Usuń zbędne wykresy i obiekty

Obrazy, wykresy i osadzone obiekty znacząco zwiększają wagę dokumentu. Program zapisuje je w pliku nawet wtedy, gdy użytkownik ich aktualnie nie widzi.

Usuń elementy, które nie są już potrzebne. Jeśli musisz je zachować, zapisz obrazy w niższej jakości lub zastąp je prostszą wersją.

Zapisz plik ponownie w odpowiednim formacie

Czasami wystarczy zapisać plik od nowa, aby program usunął zbędne informacje zapisane w tle. Format ODS korzysta z kompresji i zwykle zajmuje mniej miejsca niż starsze formaty.

Ponowny zapis często porządkuje strukturę dokumentu i zmniejsza jego wagę bez dodatkowych działań.

Zmniejszenie rozmiaru pliku Calc poprawia szybkość działania arkusza i ułatwia jego udostępnianie. Wystarczy usunąć puste wiersze, zbędne arkusze, nadmiar formatowania oraz niepotrzebne obiekty. Zamiana formuł na wartości i zapis w odpowiednim formacie dodatkowo porządkują dokument. Kilka prostych kroków wystarczy, aby arkusz działał szybciej i zajmował mniej miejsca.

Na końcu warto dodać, że do prostego przeglądania danych lub lekkiej edycji dobrze sprawdzi się także darmowy office.